Concours d’écriture de l’Assemblée nationale du Québec 2024

RÉCLAMATIONS DE FRAIS DE VOYAGE

Voici les normes établies et approuvées par la Direction des ressources financières, de l’approvisionnement et de la vérification de l’Assemblée nationale :

IMPORTANT

• Le remboursement des frais payés dans le cadre du Concours d’écriture de l’Assemblée nationale du Québec se fera uniquement sur réception des pièces justificatives originales détaillées (stationnement, taxi, repas, billets d’autobus, de train, d’avion, facture d’essence et des péages) et non des relevés de transaction. Sans les originaux, aucun remboursement ne sera effectué;
• Aucun chèque de remboursement ne sera remis durant la journée de remise des prix. La date limite pour transmettre les réclamations de frais de voyage accompagnées des pièces justificatives originales est le 19 mai 2024;
• L’envoi du remboursement se fera avant la fin de juin 2024;
• La réclamation doit être effectuée par un accompagnateur pour ses dépenses et celle de l'enfant;
• Sur place, lors de l’événement, une personne-ressource pourra vous aider avec votre réclamation.

MOYENS DE TRANSPORT POSSIBLES :

• Automobile
• Autobus
• Train
• Taxi
• Avion*

* (uniquement pour les régions éloignées, soit les écoles des Îles-de-la-Madeleine, de la Basse-Côte-Nord, de l’Île d’Anticosti, de l’Abitibi-Témiscamingue et du Nord-du-Québec. Les écoles dans cette situation doivent d’abord contacter l’Assemblée nationale avant de procéder à l’achat des billets.)

REMBOURSEMENT DES FRAIS DE TRANSPORT :

• L’autobus sera remboursé au coût réel;
• Le train : Le trajet sera remboursé au coût réel;
• Le véhicule automobile : Idéalement, nous vous encourageons à utiliser le transport collectif. Si cela est impossible pour vous, nous rembourserons le trajet en voiture. Indemnité de kilométrage aller-retour allouée pour un véhicule automobile au taux en vigueur au moment du déplacement**;

* Calcul fait par Google Maps à partir de l’adresse de l’école jusqu’à l’adresse de l’Assemblée nationale (1045, rue des Parlementaires, Québec, G1A 1A3). Le trajet le plus économique sera priorisé. Une des deux preuves suivantes est exigée : une facture d’essence ou un reçu de stationnement;

• L’avion : remboursement du coût réel du billet d’avion en classe économique;
• Le trajet aller-retour entre l’école et la gare d’autobus, la gare de train ou l’aéroport. Indemnité de kilométrage allouée pour un véhicule automobile au taux en vigueur au moment du déplacement;
• Frais de stationnement, de taxi et de péages assumés lors d’un déplacement; Véhicule laissé à la gare d’autobus, à la gare de train ou à l’aéroport;
• Taxi entre la Gare du Palais (Québec centre-ville) vers l’hôtel réservé à cet effet (aller-retour);
• Le stationnement à l’hôtel (sans voiturier). La direction de l’hôtel facturera directement l’Assemblée nationale pour un participant ayant utilisé un véhicule automobile. Aucun paiement n’est à prévoir par le participant à l’hôtel.

** Il s’agit du taux publié périodiquement par le Conseil du trésor du Québec dans sa Directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement. Actuellement, depuis le 20 décembre 2022, ce taux est de 0,59 $/km.

FRAIS DE REPAS :

Lors d’une journée de déplacement, un jour complet comprend trois repas si le départ s’effectue avant 7 h 30 et que le retour se fait après 18 h 30, s’il y a lieu :

• déjeuner : 13,75 $
• dîner : 18,90 $
• souper : 28,50 $

* il s’agit de maximums admissibles et non d’indemnités forfaitaires. Ces montants incluent les pourboires et les taxes. Un participant ne pouvant fournir les pièces justificatives pour un repas se verra accorder les montants pour une « boîte à lunch » à sa demande uniquement.

Dans ce cas, les sommes maximales admissibles sont :

• déjeuner : 6,90$
• dîner : 10,70 $
• souper : 10,70 $

* Il est à noter que ni les collations, ni l’alcool ne seront remboursés par l’Assemblée nationale.

FRAIS D’HÉBERGEMENT :

• L’hébergement à Québec est assumé par l’Assemblée nationale pour les participants dont l’école est située à plus de 50 kilomètres de l’hôtel du Parlement.
• Lors de déplacements, les participants des écoles en région éloignée (Îles-de-la-Madeleine, Basse-Côte-Nord, Île d’Anticosti Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec) pourraient avoir droit au remboursement des frais d’hébergement dans un établissement hôtelier situé sur la route. Le montant remboursable est de 100 $ par nuitée (occupation double). Ce montant maximal exclu, la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente provinciale (TVQ) et ne comprend pas la taxe d’hébergement, qui peut, lorsqu’elle est appliquée, être remboursée en sus.

Les participants des écoles en régions éloignées qui devraient passer une nuit additionnelle à Québec afin de se conformer à l’offre de transport pourraient avoir droit à une nuit additionnelle à l’hôtel . Les écoles dans cette situation doivent contacter l’Assemblée nationale afin de prendre entente.